Modul
Oběh firemních dokumentů
INOVIO Oběh firemních dokumentů vytváří jediné místo pravdy pro správu dokumentů ve firmě. Umožňuje určit, kdo má k dokumentu přístup, kdo jej zpracoval, schválil nebo připomínkoval, a zajistí práci vždy s aktuální verzí – od směrnic po prezentace. INOVIO nahrazuje běžná cloudová úložiště tam, kde už nestačí.
CO UMÍ
INOVIO s firemními dokumenty
Přehledná práce s návrhy a verzemi dokumentů ve formátu MS Office
Připomínkování a schvalování s využitím INOVIO FlexiFlow
Evidence příloh dokumentů a vnitrofiremní komunikace
Elektronické podepisování inSign
Vhodné i pro holdingy
Vlastní typy a kategorie dokumentů, šablony dokumentů
Vzájemné vazby na dokumenty
Flexibilní řízení přístupů přímo na dokumentu a řízené seznamování s dokumentem
JAK TO FUNGUJE
Oběh firemních dokumentů od INOVIO
01
Systém a pořádek
INOVIO nabízí jednotné úložiště pro jakékoliv firemní dokumenty s vámi definovanou hierarchií – od typů dokumentů až po jejich vlastnosti. Každý dokument lze snadno zpřístupnit konkrétním uživatelům, skupinám nebo oddělením. Na rozdíl od jednoduchých úložišť, jako jsou sdílené disky nebo cloudové služby Google či Microsoft, poskytuje INOVIO pokročilé nástroje pro hluboké propojení úložiště s firemními procesy.
02
Elektronické podepisování dokumentů
INOVIO digitalizuje i klíčový krok v procesu schvalování dokumentů, a to podepisování smluvními stranami. Integrace se systémem inSign přináší právně nepopiratelné podepisování pomocí ručně psaného podpisu (biometrický podpis). V praxi je největším přínosem výrazné zrychlení. Právní závaznost dokumentu můžete navíc posílit vložením do důvěryhodného elektronického archivu.
03
Prostor pro spolupráci podle nastavených pravidel
V INOVIO můžete flexibilně nastavovat workflow a přesně definovat postup tvorby, připomínkování a schvalování dokumentů včetně odpovědných osob a termínů. Dokumenty lze přiřazovat konkrétním projektovým týmům, oddělením, projektům nebo je vzájemně provazovat. Pod každým dokumentem je možné vést diskuzi s kolegy a zároveň máte přehlednou historii všech změn, které na dokumentu proběhly.
04
Flexibilita
INOVIO nabízí širokou škálu funkcí pro práci se směrnicemi, smlouvami, nabídkami, certifikáty, normami nebo pracovními postupy – a je jen na vás, jaké další typy dokumentů si v systému nadefinujete. U vybraných dokumentů můžete některé funkce, jako je schvalování nebo seznamování, záměrně vypnout podle potřeby. Systém umožňuje efektivně organizovat práci uživatelů nad libovolnými typy souborů, včetně dokumentů Word, Excel, PDF nebo projektových podkladů. Nejběžnější kancelářské formáty lze navíc pohodlně prohlížet přímo ve webovém rozhraní.
05