Oběh firemních dokumentů

INOVIO Oběh firemních dokumentů

Vytvořte jediné místo pravdy

Vy určíte, kdo dokument uvidí a kdo jej bude zpracovávat. U každého dokumentu uvidíte, zda je účinný, kdo a kdy jej vytvořil, schválil, připomínkoval a kdo se s ním seznámil
Všichni ve firmě budou používat právě aktuální verzi dokumentů – nabídek, směrnic, prezentací, kalkulací a dalších
INOVIO začíná tam, kde přestávají stačit sdílená cloudová úložiště

Co umí INOVIO s dokumentem

Přehledná práce s návrhy a verzemi dokumentů ve formátu MS Office

Připomínkování a schvalování s využitím INOVIO FlexiFlow

Evidence příloh dokumentů a vnitrofiremní komunikace

Elektronické podepisování inSign

Vhodné i pro holdingy

Vlastní typy a kategorie dokumentů, šablony dokumentů

Vzájemné vazby na dokumenty

Flexibilní řízení přístupů přímo na dokumentu a řízené seznamování s dokumentem

Co přináší oběh firemních dokumentů od INOVIA?

Systém a pořádek

jednotné úložiště dokumentů pro jakékoliv firemní dokumenty
vámi definovaná hierarchie – typy dokumentů a jejich vlastnosti
každý dokument můžete zpřístupnit jednotlivým uživatelům nebo skupinám, oddělením, apod

Narozdíl od jednoduchých úložišť (sdílené disky, cloudové služby Google, Microsoft) INOVIO nabízí silné nástroje pro zapojení úložiště do firemních procesů.

Elektronické podepisování dokumentů

INOVIO digitalizuje i klíčový krok v procesu schvalování dokumentů, a to podepisování smluvními stranami. Integrace se systémem inSign přináší právně nepopiratelné podepisování pomocí ručně psaného podpisu (biometrický podpis). V praxi je největším přínosem výrazné zrychlení. Právní závaznost dokumentu můžete navíc posílit vložením do důvěryhodného elektronického archivu.

Prostor pro spolupráci podle nastavených pravidel

můžete flexibilně nastavovat workflow, určit postup tvorby, připomínkování a schvalování s jednotlivými odpovědnými osobami, a to včetně termínů
dokumenty můžete přiřazovat k projektovým týmům, oddělením, projektům i navzájem mezi sebou
pod dokumenty lze diskutovat s kolegy, zároveň je viditelná historie změn, které na dokumentu proběhly

Flexibilita

INOVIO má odpovídající funkce pro práci se směrnicemi, smlouvami, nabídkami, certifikáty, normami, pracovními postupy, … je jen na vás, které další typy dokumentů si nadefinujete
některé funkce (např. schvalování, seznamování, apod) můžete na určitých dokumentech i záměrně vypnout
systém organizuje práci uživatelů nad libovolnými typy dokumentů – Word, Excel, PDF, projektové dokumenty a další
nejběžnější kancelářské formáty je možné prohlížet přímo ve webovém rozhraní

Vazby na další systémy

Tip: Podívejte se také na moduly Management smluv, Elektronické schvalování objednávek, Elektronické schvalování faktur pro získání funkčností vytvořených na míru těmto typům dokumentů

V čem se INOVIO liší od jiných cloudových produktů?

Přenositelnost

nainstalujeme kamkoliv a kdykoliv přesuneme jinam

Odkupitelnost

kdykoliv si můžete řešení odkoupit

Privátní cloud

v INOVIO cloud instalaci nejsou jiné firmy, než Vaše

Konfigurovatelnost

připraveno na aktuální potřeby i budoucí změny ve vaší společnosti

Přidělený konzultant

s Vámi nastaví INOVIO a bude Vám k dispozici

Jeden systém, dvě edice

	INOVIO GO	INOVIO DMS
Určení	Malá firma, která chce systém, který bude i na budoucí změny firmy	Náročná firma vyžadující řešení na míru a profesionální služby
Základní rozdíl	Rychlá dodávka, vyladěný standard bez programování na míru	Produkt pro náročné společnosti, který se Vám přizpůsobí
Úpravy formou rozsáhlé konfigurace
Úpravy formou vývoje nových funkčností na míru
Možnost odkupu systému do vlastnictví
Provoz v privátním cloudu
Možnost provozu na vašem vlastním serveru
Možnost exportu dat v průběhu i po ukončení používání
Integrace na Váš účetní nebo ERP systém
Používání přes internetový prohlížeč včetně mobilní verze
Podpora, maintenance a aktualizace	Ano, zahrnuta v pravidelném měsíčním plánu, viz ceník	Ano, zahrnuta v pravidelné platbě za služby podpory
Kdy to pojede?	Zřízení a nastavení služby (hodiny až dny)	Projekt 6-8 týdnů
Možnost přechodu mezi edicemi	Přechod na INOVIO DMS je možný	Přechod zpět na INOVIO GO není možný