Přehledným způsobem stanovíte, kdo z firmy se má ke smlouvě vyjádřit, a kdo ji musí schválit. Tato komunikace je centrálně evidovaná. Verzování, zamykání, kategorizace smluv je samozřejmostí.

Se smlouvami mohou být seznámeni určení pracovníci a systém tato seznámení zaeviduje.

Plnění smlouvy můžete podpořit automatickým upozorňováním na důležité milníky, povinností smluvních stran, předávky a další. Ti správní a předem definovaní lidé obdrží upozornění na blížící se termín.

Smlouvu můžete vázat na faktury, rozpočty a objednávky. Při zpracování faktur přijatých uvidíte, jak byl nastaven plán plateb nebo které přílohy mají být povinnou součástí faktury.

U každé smlouvy můžete přehledně uchovávat její dodatky a také interní poznámky.

Situace, kdy papírové originály smluv kolují a schovávají se ve firmě v různých kancelářích, přináší mnohá rizika. INOVIO Vám pomůže zavést jednoduchý a logický systém.

Digitální archiv využijete při každodenní práci a dokážete u něj pružně řídit oprávnění a přístupová práva pracovníků, a to i na úrovni jednotlivých smluv. Můžete pak shromáždit všechny papírové originály smluv do centrálního archivu, který budete potřebovat pouze při právních sporech.

Jakkoliv obsáhlý stávající archiv (ať už papírový, nebo digitální) vám na začátku spolupráce převedeme do INOVIA.

Evidenci smluv běžně propojujeme s účetními a ERP systémy – například číselníky zakázek, středisek, smluvních stran apod.